クラウド会計ソフトの選び方と確定申告が楽になる使い方

あなたが会計ソフトを導入する目的って何でしょうか?

帳簿を正確に付けるため、経営状態を分析するため。

それらも無くはないと思いますが、なんと言っても経理を楽に済ませるためではないでしょうか?

青色申告している個人事業主も法人も複式簿記での経理はしなくてはなりません。どうせやらなくてはいけない作業なので、できるだけ楽に簡単に済ませたいのは誰もが思っていることです。

ではどうしたら経理が楽になるのか?

私は会社を8年やってきてこれまで手書き、エクセル、経理代行に丸投げ、クラウド会計ソフトと使ってきましたが、一番楽なのはクラウド会計ソフトを使った経理でした。

当サイトは個人事業主や小規模法人の方に向けた、クラウド会計の選び方から経理が楽になる具体的な使い方をお届けします。

クラウド会計を使って経理業務を簡単に済ませて、本業に100%力を注ぎましょう。

クラウド会計ソフトとは?

クラウド会計ソフトとは、サーバー上に設置した会計ソフトにデータを保存していつでもどこからでも経理業務ができるシステムのことです。

従来の会計ソフトとは違い、パソコンショップなどでパッケージを買ってくる必要も、パソコンにインストールする必要もありません。

代表的なクラウド会計にfreeeやマネーフォワードクラウド、弥生会計オンラインなどがあります。

クラウド会計にはどんなものがあるのか?

では実際どんなクラウド会計ソフトがあるのか?
2019年5月現在、どんなクラウド会計があるのかご紹介します。

経理という業務の性質上、会計ソフトやクラウド会計ができることはだいたい同じです。

それでも各社入力方法やユーザーインターフェイスを工夫して、より素晴らしいユーザー体験を目指しています。

現在サービス提供しているクラウド会計は20種

・freee(フリー)

・マネーフォワードクラウド会計/確定申告

・弥生会計オンライン/やよいの青色申告オンライン/やよいの白色申告オンライン

・勘定奉行クラウド

・かんたんネット会計

・フリーウェイ経理pro

・円簿会計

・ちまたの会計

・ネットde記帳

・ ASP発展会計

・クラウド発展会計

・SmileWorks

・RUCARO

・EXPLANNER for SaaS

・FUJITSU Enterprise Application GLOVIA smart きらら

・HANJO会計

・ジョブルポ

・A−SaaS

・かんたんクラウド会計

・Weplat財務応援

各クラウド会計の詳細は追記していきます。

サービスが終了したクラウド会計

・ハイブリッド会計Crew

・フリビズ

・ネットde会計

経理は代行業者に丸投げするより自分でやった方が楽

「本業に集中したいから経理は専門業社に任せよう」と考えている方もいると思います。

しかし、外部に経理を丸投げしていた私からすると外部の経理代行業社に丸投げよりクラウド会計を使った方が早いしストレスが少ないです。

理由は外部に丸投げしても面倒な作業が減らなかったからです。

業社には毎月下記の書類を郵送してました。

  • 銀行口座の明細(通帳のコピー)
  • クレジットカードの利用明細
  • 現金払いした領収証

これはどこの経理代行会社も同じです。
私の場合はさらに勘定科目を手書きする必要がありました。

私はたまたま企業での経理経験があったので勘定科目は理解できましたが、今までに経理経験がなく経理の知識がない方にとっては難しい作業です。

本業に集中したいから経理代行にお金を払って丸投げしたいのに、これでは本末転倒です。

ただ、これは経理代行会社が手抜きをしているわけではないのです。

例えばクレジットカード明細に「Amazon.co.jp 5400円」と記載があったとして、これが何の代金かは買った人でないとわかりません。

また、こちら側で仕訳をせずに代行会社で適当な仕訳をしてくれるところもありますが、それでも「これは何のお金か?」と連絡がきます。

メールならまだいいのですが、何かあるたびに電話してくる業者もあったりするので、本業の手も止まってしまいます。

そんなこともあるし、毎月10,000円くらいかかるので、2年ほどお世話になった経理代行会社を利用するのを止めて、会計ソフトを使って自分でやることにしました。

インストール型ではなくクラウド型がおすすめな理由

外部に丸投げするより自分でやった方が経理が楽なのはご理解いただけたと思います。

でもインストール型の会計ソフトでもいいんじゃないか?と思われた方もいらっしゃるかと思います。

これではここで従来からあるインストール型の会計ソフトよりクラウド会計が優れている点についてご説明いたします。

パソコンにインストール不要

クラウド会計ソフトはサーバーに設定された会計ソフトを使うので、自分のパソコンにインストールする必要がありません。

これによって、インストールする手間、パソコンを買い換えるときの手間、バックアップを取る手間などが省けます。

winはもちろんmacやLinuxでも使える

会計ソフトはクラウド上にあるのでパソコンのOSは問いません。Windowsはもちろん、インストール型の会計ソフトがあまりないmacでも、またはLinuxのようなOSでもブラウザがあればどんなパソコンでも使うことが可能です。

iOSでも使えるのでiPadで経理業務ができてしまいます。

さらに、freeeだと専用のアプリでスマートフォンでも仕訳作業ができたりもします。

途中までパソコンで経理作業をして、続きをスマホからやるといった使い方ができるのがクラウド会計ならではの使い方です。

銀行やクレジットカードと連携して取引明細を取り込めて仕訳も簡単になる

これが経理が楽になる最大の理由です。

freeeやマネーフォワードのクラウド会計ソフトは銀行の取引明細やクレジットカードの利用履歴が直接取り込めます。

データを取り込むだけではなく、自動で仕訳の候補を選んでくれます。

なので、こちらでする仕訳作業の大半は「これでOK」というボタンを押すだけです。

自動で出てくる勘定科目の候補はたまに自分の経理に合わないものがでてきますが、一度修正すると次回以降は直した勘定科目が表示されるので、仕訳はクラウド会計を使えば使うほど楽になります。

また、freeeだと自動で登録までしてくれる機能もあるので、ボタンを押す必要すらなく仕訳作業ができてしまいます。

インストール型の弥生会計でも外部の連携サービスを使えば取引明細の取り込みは可能ですが、シンプルに直接取り込めるのはfreeeとマネーフォワードクラウドです。

どこからでも使える

パソコンにインストールしないので、クラウド会計ソフトは会社からでも会計事務所からでも、freeeにいたってはスマホアプリからもアクセスして仕訳業務ができます。

無料で自動的にアップデート

消費税が変わっても元号が変わっても、システムは常に最新状態に保たれます。

利用者から見たらアップデートをしたことすらわからないです。

クラウド会計ならこんなことは起こりません。月額料金以外に料金がかかることはないのです。

セキュリティは自分でやるより何倍も強固

外部のサーバーにデータを置いといて安全なのか心配される方もいらっしゃるかもしれませんが、IDとパスワードの管理さえしっかりしていれば問題はありません。

インストール型の会計ソフトを使っていると月次締めの確認をするためにデータをメールに添付して会計事務所に送る会社もあります。その方が何倍もセキュリティリスクは高いです。

データを共有するなら会計事務所のアカウントでクラウド会計にアクセスしてもらった方が断然安全です。

大半のクラウド会計ソフトは利用者のアカウントが分けられるので情報共有も安心です。

バックアップの管理を自分でしなくていい

インストール型の会計ソフトだとバックアップは自分で取らなくてはいけません。

バックアップの作業も面倒だし、同じパソコン内にバックアップファイルを置いておくなど論外ですのでバックアップしたファイルを保存したメディア(DVDやCD)の管理も大変です。

その点、クラウド会計なら自分でバックアップを取る必要はありません。

クラウド会計のサーバーはセキュリティ万全に冗長化されていますし、どうしても手元に置いておきたいなら仕訳帳のデータをエクスポートすることも可能です。

私は5年ほどクラウド会計を使っていますが、過去に一度もデータが消えた体験はしたことがありません。

確定申告や決算が劇的に楽になるクラウド会計の使い方

経理は会計ソフトを自分で使うのが一番効率的で、さらに会計ソフトはインストール型よりクラウド会計の方が経理作業もそれに関わる業務も楽になります。

では、クラウド会計をどのように使うと日々の経理作業や1年に1回の確定申告、法人決算が楽になるのか?

私が実践している方法をご説明します。

freeeかマネーフォワードを使う

クラウド会計は現在10種類以上の製品がありますが、ここで一気に2択に絞ります。

freeeかマネーフォワードクラウドかの2つ。
私が自信を持っておすすめできるのはこの2つだけです。

もちろん他のクラウド会計でも会計処理はできますが、この2つのクラウド会計ソフトが優れているのは銀行やクレジットカードとの連携機能です。

その他のクラウド会計はそういった連携機能がなかったり、連携できる金融機関が少なかったり、間に第三のサービスを経由して連携する等、ひと手間かかります。

その点、freeeとマネーフォワードクラウドは銀行やクレジットカードと直接連携できます。

クラウド会計ソフトと連携できる銀行口座を使う

そして、銀行はオンラインバンクを使ってクラウド会計と連携させます。

freeeとマネーフォワードクラウドでしたら提携していない銀行を探す方が大変なくらい提携している銀行が多いです。

freeeは法人口座と個人口座を合わせて3336行、マネーフォワードクラウドは法人用口座が2135行、個人用口座が1153行もあります。

銀行口座と連携して取引明細を取り込むと自動で勘定科目を自動で提案してくれます。

経理の作業はほとんどが仕訳作業なので、この機能があると仕訳がサクサク進みます。

またfreeeに関しては勘定科目の提案だけではなく、自動で登録までしてくれる機能もありますので、使い方によっては自動経理が実現可能です。

支払いはできるだけ現金を使わずにクレジットカードか銀行振込を利用する

銀行口座と同様にクレジットカードも連携させます。
そして支払いはできるだけクレジットカードを使います。

上記の銀行との連携と同様に明細が自動で取り込め、さらに仕訳の勘定科目の自動提案もしてくれるので日々の経理作業がかなり楽になります。

こちらも銀行と同様にfreeeだと自動で登録までできてしまいますので、完全自動経理を目指すならクレジットカードの取引明細をクラウド会計と連携させましょう。

支払いは可能な限り連携させたクレジットカードで行うことにより仕訳が簡単になります。

請求書はクラウド会計ソフトの請求書管理サービスを使う

取引先に送る請求書はクラウド会計専用の請求書管理サービスを利用しましょう。

専用の請求書管理サービスを利用する理由は、仕訳を簡単にするためです。

これらのクラウド会計で請求書を作成し発行すると、自動的に仕訳が行われます。

売掛金 XXX円 / 売上高 XXX円

といった仕訳が自動で提案されます。後日、連携している銀行に入金されたら

普通預金 XXX円 / 売掛金 XXX円

このように自動提案されますので、クリック一つで煩わしい売り上げ関係の仕訳ができます。

マネーフォワードクラウド請求書というサービスがあり、以前は会計ソフトと別料金でしたが、今月から料金プランが変わり会計ソフトに付属する形となりました。

freeeはもともと会計ソフトに含まれていて低価格で使うことができます。

専用アカウントを作り税理士とデータを共有する

確定申告を税理士に丸投げしている方は税理士に会計データを送る場合もあるかと思います。

でもクラウド会計でしたらわざわざデータを送る必要はありません。

クラウド会計はどこからでもアクセスできます。
その利点を活かして税理士との情報共有も簡単にできます。

その際は税理士専用のアカウントを作成してそのアカウントを使ってもらうようにします。